7. Realiseer
Als het ontwerp er ligt kan er worden overgegaan tot uitvoering en realisatie. Het realiseren van een beweegvriendelijke omgeving of plek doe je op basis van een programma van eisen (stap 5) en het ontwerp en activeringsplan (stap 6) dat je hebt opgesteld. Het is van belang de voorgaande stappen goed te doorlopen, voor je tot realisatie van het project over gaat.
Eindresultaat van deze stap is het in gebruik nemen van de beweegvriendelijke plek. Het is tijdens deze fase belangrijk te communiceren met inwoners en stakeholders over het realisatieproces.
Voorbereiding van de realisatiefase
- Bekijk met de werkgroep of er lokale partijen zijn die delen van de realisatie voor hun rekening kunnen nemen bijvoorbeeld in de vorm van sponsoring.
- Bepaal met de werkgroep wat er door de werkgroep zelf gedaan wordt in de realisatiefase. Schakel bijvoorbeeld ouders van kinderen in en kijk ook wat kinderen mogelijk zelf kunnen doen.
- Heb je beweeg- of speeltoestellen in je ontwerp opgenomen? Het programma van Eisen en het ontwerp zijn de basis om de offerte aanvraag te doen. Let op: vaak werkt de partij die je hebt gekozen om het ontwerp te maken, samenwerk met leveranciers of heb je te maken met raamovereenkomsten tussen de gemeente en leveranciers. Houd hier rekening mee in het plan en de realisatie.
- Het is wenselijk om altijd meerdere offertes om te vragen zodat je goed vergelijkingsmateriaal hebt. Daarnaast is het belangrijk om te kijken of je met aanbestedingsregels te maken hebt. Ga dit na in je werkgroep, bij je teamleider en de beleidsmedewerker spelen of beheer openbare ruimte en speelruimte van de gemeente.
- Indien er sprake is van een aanbesteding zorg dan voor een beschrijving van de juiste procedure. Schakel hulp in van collega’s in de gemeente.
- Wanneer je te maken hebt met werkzaamheden in de openbare ruimte wordt regelmatig gewerkt met bestektekeningen. Bespreek wie deze bestektekeningen maakt. Doet de ontwerper dat en gebruik je dit bij het opvragen van offertes? Of maakt de leverancier of aannemer zelf een plan voor uitvoering met daarin een bestek?
- Je hebt in voorgaande stappen gecontroleerd of je vergunningen nodig hebt voor de realisatie van deze plek. Zijn de benodigde vergunningen binnen?
- Zorg dat je ontwerp gecheckt is bij technisch specialisten van de gemeente. Doe dit bij bijvoorbeeld de groenspecialist, de verkeerskundige en de afdeling beheer openbare ruimte/sport- en speelplekken.
- In deze fase is het erg belangrijk zorgvuldig te communiceren. Zowel intern naar collega’s en projectgroep leden en extern naar stakeholders en inwoners.
- Vier stappen in de realisatie. Organiseer een ‘eerste schop in de grond’ feest, organiseer eventueel een feestmoment bij tussentijdse mijlpalen en organiseer een ‘oplever moment’ feest.
- Maak afspraken over wie vanuit de projectgroep of het netwerk contactpersoon is voor de organisatie die de realisatie gaat uitvoeren.
Voorbereiding activatie
- Na het activatieplan en tijdens begin van de realisatie start je de eerste activiteiten. Wellicht zijn er mogelijkheden om al eerder te starten.
- Blijf communiceren over wat er plaats vindt op deze nieuwe beweegvriendelijke plek. De programmering moet voor iedereen op elk moment terug te vinden zijn.
- Houd goed contact met de stakeholders in relatie tot gebruik, beheer en onderhoud.
- Plan alvast een evaluatiemoment in om te kijken of de afspraken zoals gemaakt goed werken en stuur bij indien nodig.
- Zorg dat duidelijk is waar mensen met nieuwe initiatieven zich kunnen melden. Oftewel wie is contactpersoon en waar is informatie te vinden. Ga zelf als buurtsportcoach opnieuw na welke rol jij in elke fase speelt of wilt spelen en pas daar je werkzaamheden op aan. Zorg dat andere zaken bij de werkgroep worden belegd. De realisatiefase zelf is erg afhankelijk van de context en de situatie en hoe jullie dit als projectgroep of netwerk organiseren en welke rol de gemeente heeft hierin.
Praktijkvoorbeeld
Hoe ga je verder na Realiseer?
Dat leggen we je uit in stap 8: Gebruik.